Organização de ambiente

Influência direta em nossa produtividade mental

Nessa época de sobrecarga de informações, é importante conquistar o controle do ambiente e alavancar seu conhecimento sobre o funcionamento mental.

Os ambientes influenciam diretamente o processo de organização mental, positiva ou negativamente. 

A forma como os ambientes estão organizados podem facilitar ou dificultar a execução das tarefas e da nossa produtividade mental. Pois, para produzir mais e melhor, é necessário que a mente esteja em perfeito funcionamento, ou seja, você busca a informação em sua mente quando precisa e a utiliza no ambiente.

Para buscar a informação na mente, precisa-se da memória, mas não se pode confiar nela porque a maior parte do tempo, ela é fraca, não pela capacidade limitada do cérebro para armazenar informações, e sim porque ela pode ser facilmente distraída ou confundida. 

“… a recuperação feita pela memória exige que o cérebro esquadrinhe múltiplas instâncias competitivas para escolher apenas as que estamos procurando recordar. No caso de haver acontecimentos semelhantes, ela recupera muito ou todos eles, e geralmente cria uma espécie de combinação, de mistura genérica, sem que saibamos disso conscientemente. É por isso que é difícil lembrar onde deixamos os óculos e as chaves do carro, pois já os deixamos em tantos lugares diferentes no decorrer dos anos que todas essas memórias passam juntas, e o cérebro tem dificuldade em achar a que é relevante.” (LEVITIN, 2015)

Passo a passo de como organizar ambiente físico:

Defina qual é a funcionalidade do ambiente em questão:

Qual é o principal objetivo desse ambiente? Ser um escritório, local de estudos, quarto relaxante para dormir, ambiente descontraído para lazer, etc. 

Que atividades você irá executar nesse ambiente? Trabalhar, estudar, dormir, relaxar, me divertir, etc.

Para lhe ajudar a definir a principal funcionalidade do ambiente, utilize seu poder de “Teletransportação”. Esse é um poder que todas as pessoas possuem, algumas tem esse poder mais desenvolvido que outras, mas todas possuem. 

Você utiliza o poder de Teletransportação quando se projeta para o futuro, quando começa a visualizar mentalmente tudo que estará fazendo, agindo, sentindo, etc. 

É se imaginar na situação que quer vivenciar, porém com uma grande riqueza de detalhes, observando os detalhes do local que está, os materiais que está utilizando, as pessoas que estão ao se redor, etc. É criar a situação ideal em sua mente. Através dessa técnica ficará mais fácil identificar os trabalhos que tem como meta executar naquele ambiente.

Depois, escreva todas as ideias que teve, a fim de iniciar um plano de ação para que a mudança realmente, seja concretizada.

Faça o Diagnóstico da atual situação do ambiente: 

Depois que você definiu o principal objetivo do ambiente, é o momento de analisar, refletir sobre esse ambiente, verificando se o mesmo irá facilitar ou dificultar a realização das atividades que você se propôs a fazer.

Vamos exemplificar através da escolha de um ambiente, que tem como objetivo ser um escritório, um local de trabalho:

• Ergonomia = O mobiliário existente no local de trabalho é adequado para seu corpo físico? O que você acha que poderia melhorar?
• Luminosidade = Existe luminosidade no seu ambiente (janelas, tipos de lâmpadas)? Como está direcionada essa luminosidade (atrapalha a visibilidade do monitor)?
• Umidade = Como é a umidade do seu ambiente? Muito úmido? Providencie ferramentas que evitem o mofo e diminuam a umidade do local. Muito seco? Providencie ferramentas que ajudem a aumentar a unidade – umidificadores de ar, por exemplo.
• Móveis = O mobiliário existente no local de trabalho é adequado para realizar suas tarefas? O que você acha que poderia melhorar?
• Equipamentos = Os equipamentos (telefone, computador etc.) de trabalho são suficientes para realizar suas tarefas? O que você acha que poderia melhorar?
• Materiais / Utensílios = Os instrumentos (acessórios) de trabalho são suficientes para realizar suas tarefas? O que você acha que poderia melhorar? Todos os materiais que você precisa para trabalhar estão de fácil alcance?
• Prevenção = Você possui materiais reserva caso algum danifique quando você precisar usá-lo?
• Concentração = Existe barulho no ambiente físico? O barulho lhe atrapalha na concentração ou é indiferente? Existe alguma coisa que poderia fazer para acabar ou diminuir o barulho, caso ele incomode sua concentração?
• Grupo = Se para você executar seu trabalho, você depende de alguma outra pessoa, como é o fluxo de troca de informações e materiais entre vocês? É funcional? Conseguem produzir com agilidade e qualidade? Se não, no que exatamente poderia melhorar?

Registre todas as respostas para essas reflexões para que as ideias não se percam e para que fique mais claro que tipos de ações que poderá executar.

Crie um Programa de Implantação – Plano de Ação:

Para construir o plano de ação da(s) mudança(s) que deseja fazer no ambiente, é importante que ele esteja o mais claro e objetivo possível, apresentando com exatidão os passos que serão precisos fazer, para conquistar o objetivo. Assim, um bom plano de ação é formado por algumas etapas: 

1. O resultado que deseja atingir 

Ex.: Quero que esse ambiente se torne um escritório. (Aqui você irá escrever aquilo que imaginou / vislumbrou no item 01 “Defina qual é a funcionalidade do ambiente em questão”)

2. O caminho que irá percorrer 

Ex.: Quais as ações que devo fazer para atingir meu objetivo. (Aqui você irá escrever as respostas das reflexões que fez nas perguntas apresentadas no item 02 “Faça o diagnóstico da atual situação do ambiente”)

3. As ferramentas/metodologias que poderão/deverão ser utilizadas 

Ex.: Quais materiais, utensílios, móveis precisará providenciar para adequar o ambiente conforme seu objetivo? Quais pessoas e/ou profissionais técnicos precisará chamar para lhe auxiliar nessa execução das mudanças? 

4. O programa de quando iniciará e terminará cada etapa p/ atingir o resultado 

Ex.: Quando pretende iniciar e terminar a escolha e compra dos materiais? A escolha dos profissionais que irão lhe auxiliar? Quando iniciará e terminará cada uma das ações que se propôs a fazer para que a mudança ocorra? 

Depois de criado seu plano de ação agora é hora de colocar a mão na massa e fazer acontecer!