Hoje vamos de dicas de gestão de tempo, para os profissionais de comércio exterior melhorarem sua produtividade.
- Classifique seus processos por status. Isso o ajudará a ter uma melhor gestão dos processos.
- Separe o que é importante, do que é urgente e determine um prazo para efetivação dessas tarefas e não deixe que as tarefas importantes virem urgentes.
- Elabore um planner com as tarefas da semana e do dia.
Não se esqueça de levar em consideração o fuso horário para executar tais tarefas.
Não se esqueça também de executar o follow up, para tarefas que envolvam outros países e que envolvem aduana no Brasil.
Alinhe as tarefas aos procedimentos da Alfândega e dos outros parceiros envolvidos.
- Utilize a tecnologia para o ajudar na gestão do tempo.
O Outlook tem vários recursos que podem ajudá-lo, como sinalização de mensagens, lembretes de follow up, compromissos e e-mails pendentes de resposta.
- Faça com que os e-mails sejam utilizados de forma eficiente, o que pode lhe proporcionar uma economia de tempo destinado à leitura dos e-mails recebidos. Implante as regras de envio de mensagens:
– Para:
Este campo deve ser preenchido com os destinatários que se espera que tomem alguma ação.
– C/C:
Preencher este campo apenas com os endereços de e-mail das pessoas apenas para conhecimento.
Desta forma, você pode dar uma prioridade maior às mensagens em que o seu endereço de e-mail aparece no campo “Para”, deixando para ler em um outro momento as mensagens em que o seu endereço aparece no campo “C/C” – o que o ajuda a administrar melhor o tempo.
Você pode configurar as suas mensagens para sinalizar, por exemplo, aqueles e-mails que foram enviados diretamente para você e que não tem mais ninguém em cópia, pois estas devem ser tratadas como prioridade.
