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Não tenho tempo para nada

Agenda?

Você também é desses que cita essa frase o dia inteiro?

Sinto dizer, mas alguma coisa você está fazendo errado.

Antes que você sinta que está perdendo seu tempo lendo este artigo, quero deixar claro que estou longe de ser uma especialista na área. Resolvi escrevê-lo pois o gerenciamento do meu próprio tempo também é (ou foi) bastante complicado.

Sou inquieta, impulsiva e, por vezes (mais vezes que gostaria de admitir), desatenta, o que me leva a perder o foco. Adolescentes de plantão, é sim o famoso TDAH (Transtorno do Déficit de Atenção com Hiperatividade). Pra não perder o foco (hehehehehe), vou deixar esse assunto pra outro post, mas ao final do artigo você irá entender o porquê desta inclusão (lembrando que este é apenas um dos problemas).

Voltando ao assunto em questão…

Minha Agenda

Minha agenda é muito bem-organizada, com horário pré-agendado para todas as tarefas de trabalho e reuniões. Como já tenho uma certa experiência no trabalho (trabalho com tecnologia), sei quanto tempo levo para criar cada tipo de tarefa, seja um site ou alguma peça gráfica, com uma margem de erro muito pequena.

Costumo levantar às 5h da manhã e encerrar o dia às 20h, o que me deixa um tempo razoável para todas as atividades que preciso e quero fazer durante o dia.

Aprendi, com o tempo, a lidar com a perda de foco, então esse não era o problema.

Mas o que não estava “encaixando”? 

Por que eu continuava postergando tarefas para o dia seguinte, se tudo estava tão bem-organizado?

Resolvi fazer uma planilha com absolutamente tudo o que eu fazia durante o dia inteiro. Fiquei bastante surpresa com o resultado. 

Dois pontos me chamaram a atenção:

Ponto 1 

Eram as coisas minúsculas e imperceptíveis que tomavam meu tempo.

O problema é que não agendava as pequenas coisas do dia a dia, como tomar banho, tomar água, atender à campainha, pedir pão, ver se o cachorro tem água, atender à mãe me chamando, ver o que está acontecendo com algum barulho estranho que ouvi lá fora, e por aí vai. Isso sem falar que, às vezes, perdia mais tempo que o necessário (muito mais! ai, ai…) procurando a imagem ideal para a criação daquele layout ou a música que melhor se encaixava naquele vídeo. 

Outras vezes, durante a procura, esbarrava com algum artigo ou notícia que achava que “precisava” ler naquele momento. Quando tinha algum problema pessoal, a perda de foco era maior, levando a mais tempo lendo artigos “necessários” ou coisas do gênero. 

Não é à toa que os celulares hoje vêm com monitoramento de tempo de uso. Essa funcionalidade é para que você consiga ver onde está indo seu tempo e consiga otimizá-lo.

Acho importante dizer que não vejo “otimizar” o tempo como simplesmente, um sinônimo de reduzi-lo. Se assim fosse, eu seria um robô. Otimizar o tempo de trabalho é ser produtivo, em um determinado espaço de tempo, sem afetar a qualidade final e mantendo sua saúde física e emocional. Uma parte do meu trabalho é totalmente racional e outra parte é arte e criação. 

Ponto 2

Notei que a distribuição das tarefas estava errada.

Eu precisava desse tempo depois de cada tarefa cumprida. Bastavam 10 ou 15 minutos para respirar um pouco, sair da frente do computador, tomar uma água, olhar pela janela, afagar o cachorro ou qualquer outra coisa que relaxasse minha cabeça para a próxima ocupação. Dependendo da complexidade da tarefa anterior, 5 minutos bastavam. Mas havia a necessidade de incluir esse tempo.

Maravilha, problema resolvido! 

Longe disso…

Agora viria a fase de colocar esses “tempinhos” na agenda. 

Tarefa fácil que me tomou um bom tempo. Nem sempre eu queria parar após terminar uma única arte, às vezes eu precisava mais do que os 15 minutos que havia deixado após o término daquela outra tarefa. 

Então como eu iria distribuir esse tempo de maneira eficiente?

A maneira que eu encontrei foi somar:

  • O tempo que eu levaria em cada tarefa, mais o tempo de pausa necessário entre elas.
  • Tempo de cada tarefa pessoal diária.

Ao final, pude concluir que me sobrava tempo para somente de 3 e 5 tarefas por dia, dependendo da complexidade. Estas seriam distribuídas na agenda sem horários específicos, mas precisando ser cumpridas ao término do dia.

As reuniões já estavam marcadas na agenda, então este seria um problema a menos para pensar, embora devessem ser levadas em conta na hora da soma do tempo total (tarefas trabalho + pausas + tarefas pessoais + reuniões).

Parece complicado? 

Não é! 

Basta um pouquinho de disciplina. 

Esse é o meu processo, mas você pode se sentir mais confortável com uma agenda em papel.

Hoje não consigo pensar mais meus dias sem essa organização. 

Minha produtividade aumentou, bem como a qualidade do meu trabalho. 

A agenda ajuda demais a não perder o foco e tenho flexibilidade de horários para o cumprimento das tarefas. 

Quem trabalha com criação sabe o quanto essa liberdade de tempo é necessária.

Precisa de ajuda para otimizar seu tempo? 

Quem me ajudou foi a Angela Tofoli

(7) Angela Tofoli Psicanalista | Facebook