Como eu tornei a organização de um casamento 4x mais eficiente.
Vou falar em casamento, mas você pode pensar em qualquer evento da mesma forma!
Dicas para organizar eventos
Como eu tornei a organização de um casamento 4x mais eficiente
Se você pretende trabalhar na área de organização de eventos, nesse meu exemplo, casamentos, siga aqui alguns dos pontos que são fundamentais no processo.
Planejando com antecedência
Quando é tudo planejado, a chance de erro é menor.
Por exemplo, se você não organizar com antecedência o horário de cada fornecedor chegar, pode haver conflito, pois há fornecedores que dependem do outro, por exemple uma banda não consegue fazer passagem se o som não estiver montado.
Checklist do cerimonial
Ele auxilia para que você não esqueça nada. Nele você deve colocar tudo que deve ser feito durante todo o planejamento e outro para o dia, com itens que precisam ser levados, produtos que devem ser transportados, serviços que devem ser feitos, de um alfinete ao buquê da noiva, todos os detalhes.
Pastas separadas para cada cliente
Eu utilizo uma pasta no drive com todos:
- arquivos,
- planilhas,
- orçamentos,
- contratos,
- fotos,
- enfim, todo arquivo digital.
E esta pasta é compartilhada com a cliente para que ela possa consultar sempre que quiser.
Mas também tenho uma pasta de arquivo com os documentos que precisarei no dia, como por exemplo contratos, impressos e esta me acompanha em todas as reuniões e no dia do evento.
Lista de fornecedores
Você precisa de uma lista de fornecedores com contatos e quais serviços ou produtos ele oferece e uma agenda básica física com os contatos, pois no dia do evento você pode precisar e seu celular acabar a bateria ou a internet não funcionar, a agenda de mão é ótima aliada.
Nunca fique presa a um único fornecedor, tenha sempre uma opção!
Delegar algumas funções
Até uns 2 anos atrás, eu e minha sócia fazíamos tudo e a gente ficava exausta no dia seguinte ao evento.
Hoje, temos uma coordenadora que organiza os padrinhos, coloca os corsages e enquanto isso, eu dou atenção à noiva. Outro ponto que estamos começando a delegar, confesso que com muita dificuldade, é a conferência final, já aconteceu de eu ficar 24h por conta de um evento, eu tirar apenas meia hora para tomar um banho, um café e voltar.
Já aconteceu de eu tomar banho no próprio local do evento (tinha um camarim, com chuveiro no local).
Até que eu percebi que não dava mais para ser dessa forma, até mesmo porque, na hora do evento, eu já estava esgotada.
Ter uma boa equipe
Para delegar funções, é preciso ter uma boa equipe, treinada (pode ser por você mesma).
Eu escolho minha equipe não pela aparência física, claro que tem que estar bem apresentada, mas não precisa ser no “padrão de beleza “ da sociedade; tem que ser proativa, ser educada com todos e estar disposta a ajudar sempre, quem quer que seja.
Ter alguém no local do evento o dia todo
Isso é essencial, que também demanda ter uma boa equipe.
Certa vez um fornecedor precisava instalar um tanque no local e não estávamos lá quando ele chegou… e quem apareceu? O noivo, que claro furioso porque tinha que resolver algo que poderia ser conosco, isso foi bem no início, depois do casamento eles nos escreveram um e-mail que minha cara foi no chão, elogiou os outros serviços, mas o que pesou foi a questão do tanque. Eu nem lembro o que mais estava no e-mail, mas do tanque eu lembro.
A partir desse dia, eu falei com minha sócia que nunca mais deixaríamos nenhum evento sem alguém no local desde o primeiro fornecedor.
Se você está começando, peça ajuda a um familiar (de confiança) para revezar com você, se tem sócios, reveze entre vocês, mas não cometa esse erro, queria eu que alguém me desse essa dica quando comecei.
Essas dicas podem ser traduzidas para outros tipos de eventos!
Casamento sustentável
Agora, como um extra nesse texto, vou dar dicas para um casamento sustentável:
- Primeiro, nada melhor que um local ao ar livre e durante o dia, pois exige um menor investimento em decoração e iluminação;
- Toda papelaria da festa, convites, tags, cardápio, devem ser impressos em papel reciclável;
- Uma ótima opção de lembrancinhas são as mudas ou sementes de plantas;
- Uma grande dificuldade é encontrar um buffet que realmente trabalha com alimentos sem glúten e sem lactose, por isso é preciso fazer uma pesquisa bem-feita, pois às vezes o caso do cliente pode ser alergia e se o fornecedor mentir quanto ao uso de certos ingredientes, pode ser um desastre;
- Infelizmente, não há fornecedores 100% sustentáveis, mas você deve optar por aqueles que estão mais próximos dos valores do cliente;
- Na decoração, procure utilizar flores da época ou flores secas, em garrafas ou em vasos com flores plantadas, ao invés de cortadas;
- Opte sempre que possível por materiais resinificados, há muita inspiração linda na internet;
- Algo importantíssimo que não se pode esquecer é procurar um maquiador que utilize produtos que não são testados em animais, na internet você também encontra uma lista de alguns produtos;
- E não esqueça de separar o lixo da festa em orgânico e reciclável, não deixe de comunicar toda a equipe.
